Skip to main content

Die Checkliste

für Ihren Firmenumzug

Hier finden Sie einen detaillierten Zeitplan, Tipps und wichtige Infos für Ihren Firmenumzug praktisch in einer Checkliste zusammengefasst.

Checkliste für Ihren Firmenumzug als pdf zum Download

Ihre Checkliste für Firmenumzug →

4-8 Monate vor dem Umzug:

Immobilie: Unterschreiben Sie den neuen Mietvertag. Kündigen Sie Ihren alten Mietvertrag und beachten Sie, dass es im gewerblichen Kontext längere Kündigungsfristen gibt. Entscheiden Sie, ob und in welchem Umfang Professionisten beauftragt werden müssen, zum Beispiel Bauunternehmer, Maler, Elektriker, Bodenleger. Eventuell wird auch neues Mobiliar benötigt, während die bestehende Büroeinrichtung am Standort zurückbleibt oder wiederverwertet werden soll.

  • Neuen Mietvertrag unterschreiben
  • Alten Mietvertrag kündigen
  • Wartungsverträge ändern oder kündigen
  • Ummeldung von Strom, Heizung, Internet, Telefon, etc.
  • Renovierungsarbeiten und Umbauten: bitte beachten Sie, dass für Umbauten eventuell Genehmigungen eingeholt werden müssen.
  • Professionisten beauftragen.
  • Lassen Sie ein Bürokonzept erstellen

Analyse der Anforderungen: Identifizieren Sie die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Firmenumzugs, einschließlich der Anzahl der Mitarbeitenden, der zu transportierenden Möbel und Geräte, sowie der benötigten Dienstleistungen.

  • Leistungsportfolio für die Angebotseinholung definieren. Was soll das Umzugsunternehmen übernehmen, beispielsweise Einpacken, Auspacken, Demontage, Montage, Geräte, Maschinen abbauen und aufbauen, Einlagerung, Entsorgung.

Auswahl des Umzugsunternehmens: Beginnen Sie mit der Suche nach einem erfahrenen und zuverlässigen Umzugsunternehmen. Holen Sie Angebote ein und treffen Sie eine fundierte Entscheidung basierend auf Preis, Erfahrung und Ruf des Unternehmens.

  • Recherche nach Umzugsunternehmen
  • Angebotseinholung
  • Beauftragung
  • Lastenheft erstellen

Budgetplanung: Erstellen Sie ein Budget für Ihren Firmenumzug und berücksichtigen Sie dabei alle relevanten Kosten wie Umzugsunternehmen, Verpackungsmaterialien, Transport und eventuelle zusätzliche Dienstleistungen.

  • Budgetplan erstellen

Projektteam: Je nach Umfang des Projekts lohnt es sich, ein Kernprojekt-Team zu installieren. Wählen Sie die Mitarbeitenden nach ihrer Expertise und ihrem Verantwortungsbereich aus. Berücksichtigen Sie zum Beispiel auch den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens (Stichwort Personalakten).

  • Internes Projektteam festlegen
  • rganisatorische Rahmenbedingungen definieren, zum Beispiel Frequenz, Kommunikation, Verantwortlichkeiten.

Kommunikation mit Mitarbeitenden: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über den geplanten Umzug und geben Sie ihnen ausreichend Zeit, um sich auf die Veränderungen vorzubereiten. Klären Sie offene Fragen und bieten Sie Unterstützung an, falls erforderlich.

  • Mitarbeiter informieren und einbinden

Planung der Infrastruktur: Überprüfen Sie die Infrastruktur am neuen Standort, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden können, wie z.B. Einrichtung von Büroarbeitsplätzen, Installation von IT- und Telekommunikationssystemen.

  • IT
  • Telefonie
  • Zeiterfassungssystem
  • Überwachung
  • Zutrittskontrollen

2 Monate vor dem Umzug:

Koordination mit Dienstleistern: Koordinieren Sie den Umzugstermin mit anderen Dienstleistern wie Reinigungsunternehmen, IT-Support und Lieferanten, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Maßnahmen rechtzeitig durchgeführt werden können.

  • Terminplan mit Dienstleistern checken

Information an Stakeholder: Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner über den geplanten Umzug. Beachten Sie Ihre Informationspflicht gegenüber Finanzamt, Versicherungen, Banken und Behörden.

  • Information an alle relevanten Stellen im Unternehmen bzw. mit Projektteam besprechen

Bürobedarf, Werbemittel, Beschilderung: Aktualisieren Sie Geschäftspapiere (Briefpapier, Kuverts, Werbematerialien, Visitenkarten). Beauftragen Sie die Produktion von neuen Firmenschildern und gegebenenfalls Wegweisern. Bringen Sie entsprechende Hinweise in Ihren Mails sowie auf Ihrer Homepage an.

  • Stimmen Sie diese Aufgaben mit der Marketingabteilung Ihres Unternehmens ab.

Abfallwirtschaft (falls nicht durch den Vermieter organisiert):

  • Bestellung Restmüllgefäße, Altpapiercontainer, für Kunststoffverpackungen, Biomüll
  • Mit bisherigem Abfallentsorger neuen Kontrakt schließen

1 Monat vor dem Umzug:

Vorbereitung der Mitarbeitenden: Organisieren Sie Schulungen oder Informationsveranstaltungen für Ihre Mitarbeitenden, um sie auf den Umzug vorzubereiten und ihnen dabei zu helfen, ihre persönlichen Arbeitsbereiche zu organisieren und zu kennzeichnen.

  • Umzugsworkshop organisieren (in Zusammenarbeit mit dem Umzugsunternehmen)

Immobilie: für die alten Räumlichkeiten muss mit dem Vermieter eine Übergabe vereinbart werden.

  • Termin für Übergabe der alten Immobilie vereinbaren

Vorbereitungsarbeiten: damit während des Umzugs alles plangemäß verläuft und – hoffentlich – nichts verloren geht, müssen im Vorfeld noch einige Vorbereitungen durchgeführt werden.

  • Umzugsgut inventarisieren
  • Umzugsgut mit Etiketten versehen
  • Genauen Ablaufplan gemeinsam mit dem Spediteur festlegen

2 bis 3 Wochen vor dem Umzug:

Anlieferung von Verpackungsmaterialien (durch das Umzugsunternehmen): lassen Sie ausreichend Verpackungsmaterialien wie Umzugskartons, Klebeband, Polstermaterialien und Etiketten bereitstellen, um einen reibungslosen Verpackungsprozess zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass im näheren Umfeld Halte- und Parkmöglichkeiten am Umzugstag vorhanden sind.

  • Verpackungsmaterial anliefern lassen
  • Halteverbotszonen, Parkmöglichkeiten

1 Woche vor dem Umzug:

Endgültige Überprüfung: Überprüfen Sie noch einmal alle Details und stellen Sie sicher, dass alle Vorbereitungen abgeschlossen sind. Bestätigen Sie den Umzugstermin und alle anderen vereinbarten Dienstleistungen mit den entsprechenden Anbietern. Gehen Sie gemeinsam mit der Umzugsfirma nochmals genauen detaillierten Ablauf fest. Checken Sie gemeinsam die Transportwege und Aufzüge. Um den Zeitplan nicht durch einen Defekt am Aufzug zu gefährden, vergewissern Sie sich, dass die Kontaktdaten für den Notdienst der Aufzugsfirma aktuell sind und im Fall des Falles schnell zur Hand sind.

  • Erinnern Sie alle Protagonisten an den bevorstehenden Umzugstermin.
  • Gehen Sie mit dem Umzugsunternehmen nochmals den genauen Ablauf durch
  • Checken Sie Transportwege und Aufzüge

Notfallplanung: Erstellen Sie einen Notfallplan für den Fall unvorhergesehener Probleme oder Verzögerungen während des Umzugs. Weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über den Plan informiert sind.

Am Tag vor dem Umzug:

Koordination vor Ort: Stellen Sie sicher, dass das Umzugsteam sich im neuen Gebäude zurechtfindet.

  • Beschilderung anbringen (Zimmernummern, Etagenbeschreibung)
  • Einrichtungsplan je Zimmer anbringen
  • Firmenschilder montieren

Am Umzugstag:

Koordination vor Ort: Stellen Sie sicher, dass ein Vertreter Ihres Unternehmens vor Ort ist, um den Umzugsprozess zu koordinieren und sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Kommunizieren Sie bei Bedarf mit dem Umzugsunternehmen und lösen Sie auftretende Probleme sofort.

  • Kontaktliste vorbereiten
  • Kommunikation stets aufrecht halten
  • Teilabnahmen durchführen (wenn möglich)

Nachkontrolle: Nach Abschluss des Umzugs überprüfen Sie sorgfältig alle Räumlichkeiten, um sicherzustellen, dass nichts zurückgelassen wurde und alle Möbel und Geräte ordnungsgemäß installiert und funktionstüchtig sind.

  • Abnahmeprotokoll
  • Dokumentation von Schäden
  • Fehlendes Mobiliar, Geräte, Maschinen, Kartons

Nach dem Umzug:

Firmenfahrzeuge: Anzeige der Adressänderung, gegebenenfalls müssen Sie Firmenfahrzeuge ummelden (lassen). Berücksichtigen Sie auch, dass bei einer digitalen Vignette die ASFINAG informiert werden muss.

Immobilie: Übergabe durchführen. Notieren und fotografieren Sie die Zählerstände. Dokumentieren Sie etwaige Schäden.

  • Zählerstände notieren
  • Schäden dokumentieren
  • Übergabeprotokoll ausfüllen
  • Schlüssel retournieren

Hinweis:

Diese Checkliste versteht sich als Leitfaden für Ihren Umzug und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bitte beachten Sie, dass die genannten Aufgaben je nach individuellen Bedürfnissen variieren können.