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Firmenumzug

Mein Projekt

Expertentipps für einen reibungslosen Firmenumzug

Die Standortverlegung eines Unternehmens ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine gründliche Planung und Organisation erfordert, um einen reibungslosen Übergang und kürzest mögliche Unterbrechungen sicherzustellen. Von der Koordination der Umzugsaktivitäten bis zur Einrichtung am neuen Standort gibt es viele Details zu beachten, um sicherzustellen, dass der Umzug effizient und stressfrei verläuft.

Als Österreichischer Möbeltransport Verband unterstützen wir Sie mit Tipps, Informationen und Fachwissen und begleiten Sie so durch die einzelnen Projektphasen.

Die Komplexität eines Firmenumzugs

Von Maschinen bis zu Arbeitsplätzen

Ein Firmenumzug umfasst oft weit mehr als Büroarbeitsplätze und Büroinventar. Zu einer XXL-Übersiedlung wird das Umzugsprojekt, wenn ein ganzer Produktionsstandort samt Maschinen, Läger und Produktbestand verlegt wird. Steht ein Umzug in einem hochsensiblen Bereich, wie einem Krankenhaus oder mit einem Labor an, so warten spezielle Herausforderungen auf die Projektkoordination.

Die Akteure und Schnittstellen

Ein umfassendes Netzwerk für Ihren Erfolg

Ein erfolgreicher Firmenumzug erfordert eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Akteuren und Schnittstellen.

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Vom Facility Manager bis zum Umzugsunternehmen müssen alle Beteiligten effektiv kommunizieren und kooperieren. Abhängig vom Umfang der Übersiedlung können folgende Stellen zum Projektteam gehören:

Facility Management-Personal:

  • Die Facility Management-Personen können für die Koordination und Organisation des Umzugsprozesses innerhalb des Unternehmens verantwortlich sein. Sie überwachen die Planung und Umsetzung der Umzugsaktivitäten und sind Ansprechpartner für interne Abteilungen.

Umzugsbeauftragte:

  • In größeren Unternehmen kann eine Person als Umzugsbeauftragte ernannt werden, die als zentraler Ansprechpartner für das Umzugsprojekt fungiert. Sie koordinieren die Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien und überwachen den Fortschritt des Umzugs.

Umzugsunternehmen:

  • Das Umzugsunternehmen ist für die physische Durchführung des Umzugs verantwortlich, einschließlich Verpackung, Transport und Aufbau am neuen Standort. Es ist wichtig, ein erfahrenes und zuverlässiges Umzugsunternehmen zu wählen, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

IT-Team:

  • In der Regel übernimmt die Umzugsfirma die Demontage, Verpackung und den Wiederaufbau der IT-Infrastruktur am neuen Standort. Das IT-Team ist für den fachgerechten Abschluss der Geräte sowie den fachmännischen Anschluss des Equipments verantwortlich. Es stellt sicher, dass alle Computersysteme, Netzwerke und Telekommunikationsgeräte ordnungsgemäß funktionieren und betriebsbereit sind.

Telekommunikationsanbieter:

  •  Der Telekommunikationsanbieter unterstützt beim Umzug von Telefon- und Internetdiensten. Sie koordinieren die Umstellung der Telefonnummern und die Installation von Internetanschlüssen am neuen Standort, um einen nahtlosen Übergang sicherzustellen.

Möbelhersteller/-lieferant:

  • Der Möbelhersteller oder -lieferant liefert neue Möbel für den neuen Standort oder unterstützt beim Transport und der Montage der vorhandenen Möbel.

Reinigungsunternehmen:

  • Das Reinigungsunternehmen kümmert sich um die Reinigung der alten und neuen Geschäftsräume vor und nach dem Umzug, um sicherzustellen, dass beide Standorte in einwandfreiem Zustand übergeben werden.

Gebäudemanagement des neuen Standorts:

  • Das Gebäudemanagement des neuen Standorts unterstützt beim Einzug und koordiniert die Zugangskontrolle, Parkplatzreservierungen und andere gebäudespezifische Anforderungen.

Behörden und Genehmigungsstellen:

  • Je nach Standort können verschiedene Behörden und Genehmigungsstellen involviert sein, um Genehmigungen für den Umzug und andere relevante Aktivitäten zu erteilen.

Externe Berater:

  • Externe Berater wie Architekten, Facility Management-Experten oder Umzugsberater können bei der Planung und Durchführung des Firmenumzugs unterstützen und spezifisches Fachwissen einbringen.

Die Planungsphase

Schlüssel zum Erfolg

Die Planungsphase ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg Ihres Firmenumzugs. Ein optimaler Zeitplan ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Umzugsoperation. Je Größe und Aufwand sollte eine Firmenübersiedlung jedenfalls 3 bis 6 Monate, bei sehr großen Projekten und auch abhängig von den Kündigungsfristen für Mietobjekte auch länger im Voraus geplant werden. Wir haben für Sie überblicksmäßig einige wichtige Aufgaben zusammengestellt, die bei der Planung jedenfalls berücksichtigt werden sollten – eine detaillierte Übersicht inklusive zeitlichem Ablauf finden Sie hier →

  • Bisheriges Mietverhältnis beenden
  • Neue Räumlichkeiten anmieten
  • Bedarf an Professionisten klären (Maler, Bodenleger etc.)
  • Umzugsfirma finden
  • Umzugstermin festlegen
  • Zentrale Ansprechpartner bzw. Projektteam festlegen
  • Mitarbeiter informieren
  • Büroplan / Einrichtungsplan erstellen
  • Kunden, Geschäftspartner, Dienstleister, Ämter und Behörden, Versicherungen über den Standortwechsel informieren
  • Ablaufplan erstellen
  • Inventur durchführen
  • Archivierung, Vernichtung von Dokumenten, Übergabe nicht mehr benötigter Gegenstände an einen Entsorger
  • Ummeldungen durchführen
  • Vorbereitungsarbeiten für den Umzug, zum Beispiel Umzugskartons packen
  • Abbau und Aufbau technischer Geräte und Maschinen.
  • Übergabe der alten Immobilie an den Vermieter
  • Schadensdokumentation
  • Kontaktdaten ändern

Warum ein Umzugsunternehmen beauftragen?

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Umzugsunternehmen hat zahlreiche Vorteile, die dazu beitragen, Ihren Firmenumzug effizient, sicher und stressfrei zu gestalten:

Professionelle Umzugsunternehmen verfügen über langjährige Erfahrung und Fachwissen in der Planung und Durchführung von Firmenumzügen. Sie sind bestens geschult und können Herausforderungen proaktiv angehen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem Umzugsunternehmen können Sie Zeit und Ressourcen sparen. Die Experten organisieren und koordinieren den Umzug effizient, was den gesamten Prozess beschleunigt und Produktivitätsverluste minimiert.

Umzugsunternehmen verfügen über die notwendige Ausrüstung, Fahrzeuge und Ressourcen, um den Umzug professionell durchzuführen. Sie stellen sicher, dass Ihre Möbel, Geräte und Dokumente sicher verpackt, transportiert und am neuen Standort aufgebaut werden.
Professionelle Umzugsunternehmen bieten in der Regel eine Versicherung für den Transport von Gegenständen an. Dies bietet Ihnen zusätzliche Sicherheit und Schutz für den Fall von Schäden oder Verlusten während des Umzugs.

Das Umzugsunternehmen übernimmt auf Wunsch die gesamte Koordination und Planung des Umzugs, einschließlich der Terminplanung, Logistik und Kommunikation mit anderen Dienstleistern. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Aspekte des Umzugs reibungslos ablaufen.

Professionelle Umzugsunternehmen bieten maßgeschneiderte Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Sie berücksichtigen Ihre Bedürfnisse und Anforderungen und entwickeln einen Umzugsplan, der diese optimal erfüllt.
Die Zusammenarbeit mit einem Umzugsunternehmen entlastet Ihre Mitarbeitenden bei der mühsamen Aufgabe des Umzugs. Sie können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, während das Umzugsunternehmen den Umzug professionell durchführt.

Nach dem Umzug bieten professionelle Umzugsunternehmen oft auch Nachbetreuung und Unterstützung an, um sicherzustellen, dass Sie sich schnell in Ihrem neuen Büro einleben können. Sie stehen Ihnen bei Fragen oder Problemen zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Integration am neuen Standort.

Wie finde ich ein passendes Umzugsunternehmen?

Bei der Wahl des passenden Umzugsunternehmens sollte nicht der Preis das wichtigste Kriterium für die Auftragsvergabe sein. Entscheidend sind das angebotene Gesamtpaket und eine transparente Kostenstruktur. Informieren Sie sich über das Unternehmen, lesen Sie die Rezensionen beziehungsweise erkundigen Sie sich in Ihrem Umfeld und bei Geschäftspartnern, Lieferanten nach eventuellen Empfehlungen. Lesen Sie deren AGBs und Vertragsbedingungen genau. Je größer und umfangreicher das Projekt ist, desto genauer sollte auch geprüft werden.

Der Besitz eines Transporters allein macht noch keine Umzugsfirma. Achten Sie deshalb darauf, dass das Unternehmen als Gewerbe angemeldet ist. Auch die Art des angemeldeten Gewerbes macht einen großen Unterschied – ein Kleintransporteur ist nicht mit einer Berechtigung zur Ausübung des Speditions- oder Güterbeförderungsgewerbes für Fahrzeuge über 3,5 to gleichzusetzen.

Ein seriöses Unternehmen achtet auf einen professionellen Auftritt, Kompetenz und regelmäßige Schulung seines Teams. Zudem sind Mitarbeitende ordnungsgemäß in Österreich angemeldet und auch wenn ein Firmenumzug am Wochenende durchgeführt wird, werden die arbeitsrechtlichen Vorgaben genau eingehalten.

Bei einem gewerblichen Umzug werden auch personenbezogene Daten umgesiedelt, zum Beispiel Personalakten. Klären Sie vor der Auftragsvergabe, ob das Unternehmen für den Transport dieser sensiblen Dokumente geeignet ist. Dazu gehört unter anderem geschultes Personal, das nach Art. 29 DSGVO unterwiesen wurde.

Sollten Sie mit einem ÖMTV-Mitgliedsbetrieb übersiedeln und dabei etwas schief gehen bzw. Uneinigkeiten über die inkludierten Leistungen oder den Preis auftreten, bieten wir eine Schlichtung im Rahmen unseres Verbands-Schiedsgerichtes kostenlos an. Zum Formular →

Wussten Sie, dass 80 % aller Firmenübersiedlungen in Österreich von ÖMTV-Mitgliedsbetrieben abgewickelt werden? Finden Sie hier Ihren passenden Umzugspartner für Ihre Firmenübersiedlung:

Umzugspartner finden

Informationen für einen verbindlichen Kostenvoranschlag

Ein verbindlicher Kostenvoranschlag ist ein wichtiger Schritt bei der Planung Ihres Firmenumzugs. Damit ein Umzugsunternehmen einen verbindlichen Kostenvoranschlag für eine Firmenübersiedlung erstellen kann, sind verschiedene Informationen erforderlich. Hier sind die wichtigsten:

Menge und Art des Umzugsguts:

  • Eine genaue Aufstellung aller Möbel, Geräte, Dokumente und anderen Gegenstände, die transportiert werden müssen, ist unerlässlich. Dies umfasst sowohl Büromöbel als auch spezielle Geräte oder Maschinen.

Aktuelle und zukünftige Standorte:

  • Das Umzugsunternehmen benötigt Informationen über den aktuellen Standort des Unternehmens sowie den neuen Standort, um den Umfang des Umzugs und die Entfernung zwischen den beiden Standorten zu berücksichtigen.

Zugänglichkeit der Standorte:

  • Informationen über die Zugänglichkeit der aktuellen und zukünftigen Standorte sind wichtig, um den Transportaufwand und eventuelle zusätzliche Anforderungen wie Aufzüge oder Treppen zu berücksichtigen.

Besondere Anforderungen oder Herausforderungen:

  • Wenn es spezielle Anforderungen oder Herausforderungen gibt, wie zum Beispiel empfindliche Geräte oder schwere Maschinen, müssen diese dem Umzugsunternehmen mitgeteilt werden, damit entsprechende Vorbereitungen getroffen werden können.

Termin und Zeitrahmen:

  • Der gewünschte Umzugstermin sowie eventuelle zeitliche Einschränkungen oder Fristen müssen dem Umzugsunternehmen mitgeteilt werden, damit der Umzug entsprechend geplant werden kann.

Zusätzliche Dienstleistungen:

  • Wenn zusätzliche Dienstleistungen wie Verpackung, Einlagerung oder Entsorgung von Altmaterialien benötigt werden, sollten diese ebenfalls angegeben werden, um einen umfassenden Kostenvoranschlag zu erhalten.

Versicherungsbedarf:

  • Informationen über den gewünschten Versicherungsschutz für den Umzugsgut sind wichtig, um die entsprechenden Versicherungen zu kalkulieren und anzubieten.

Besondere Anforderungen des Unternehmens:

  • Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen und Vorstellungen bezüglich des Umzugs. Es ist wichtig, dem Umzugsunternehmen alle relevanten Informationen mitzuteilen, damit diese bei der Erstellung des Kostenvoranschlags berücksichtigt werden können.

Die Bedeutung eines Lastenhefts

Ein Lastenheft ist ein unverzichtbares Dokument, das die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Umzugsunternehmen bildet. Es enthält detaillierte Informationen und Anforderungen, die für die Planung, Durchführung und Überwachung des Umzugs erforderlich sind. Hier sind die wesentlichen Bestandteile eines solchen Lastenhefts:

Kontext und Hintergrundinformationen:

  • Eine kurze Einführung, die den Zweck des Lastenhefts erläutert sowie Informationen über das Unternehmen, den aktuellen Standort und den geplanten Umzug enthält.

Umzugsumfang und -ziele:

  • Eine Beschreibung des Umfangs des Umzugs, einschließlich der Anzahl der zu transportierenden Büromöbel, Geräte, Dokumente und anderer Gegenstände. Es sollten auch die Ziele und Erwartungen des Umzugs festgelegt werden, z.B. Minimierung von Betriebsunterbrechungen, Budgetgrenzen oder spezielle Anforderungen.

Terminplan und Zeitrahmen:

  • Ein detaillierter Zeitplan, der die geplanten Umzugsdaten und -zeiten sowie wichtige Meilensteine wie Vorbereitungsphase, Verpackung, Transport, Aufbau am neuen Standort und Einrichtung der Arbeitsplätze enthält.

Ein detaillierter Zeitplan, der die geplanten Umzugsdaten und -zeiten sowie wichtige Meilensteine wie Vorbereitungsphase, Verpackung, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten:

  •  Eine Aufschlüsselung der Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für den Umzug, einschließlich interner Ansprechpartner, externe Dienstleister und Umzugsunternehmen. Dies umfasst auch die Benennung eines Projektleiters oder Umzugsbeauftragten.

Verpackung und Kennzeichnung:

  • Anforderungen und Standards für die Verpackung der Umzugsgüter, einschließlich Materialien, Techniken und Etikettierung. Dies umfasst auch spezielle Anforderungen für empfindliche oder schwer zu transportierende Gegenstände.

Transport und Logistik:

  • Informationen über den Transport der Umzugsgüter vom alten zum neuen Standort, einschließlich der benötigten Transportmittel, Routenplanung, Genehmigungen und Koordination mit Verkehrsbehörden.

IT- und Telekommunikationsinfrastruktur:

  • Anforderungen und Richtlinien für die Demontage, Verpackung und Wiederaufbau der IT- und Telekommunikationssysteme, einschließlich Computersysteme, Netzwerke, Telefonanlagen und Internetverbindungen.

Gebäude- und Raumnutzungsplanung:

  • Informationen über die Planung der Büro- und Arbeitsplatznutzung am neuen Standort, einschließlich der Anordnung von Möbeln, Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und anderen Einrichtungen.

Kosten und Budget:

  • Eine Aufstellung der erwarteten Kosten für den Umzug, einschließlich der Kosten für Umzugsunternehmen, Verpackungsmaterialien, Transport, IT-Umstellung, Reinigung und andere Dienstleistungen. Es sollten auch Budgetgrenzen und Zahlungsbedingungen festgelegt werden.

Qualitätskontrolle und Nachbetreuung:

  • Kriterien und Verfahren für die Qualitätskontrolle während des Umzugs sowie Maßnahmen für die Nachbetreuung und Unterstützung nach Abschluss des Umzugs, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt und Kundenbedürfnisse erfüllt werden.

Mitarbeitende in das Umzugsprojekt einbinden

Die Einbindung der Mitarbeitenden in das Umzugsprojekt bietet sowohl Chancen als auch Herausforderungen für Unternehmen. Auf der einen Seite kann die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden das Engagement und die Motivation steigern, den Umzug als Chance für Veränderung und Neuanfang zu sehen. Indem sie in den Planungs- und Entscheidungsprozess einbezogen werden, fühlen sich Mitarbeitende gehört und wertgeschätzt, was zu einer positiven Unternehmenskultur beiträgt. Darüber hinaus können sie wertvolle Einblicke und Ideen einbringen, die zu einer effizienteren Umsetzung des Umzugs führen können.

Auf der anderen Seite können jedoch auch Herausforderungen auftreten. Einige Mitarbeitende könnten Bedenken hinsichtlich des Umzugs haben, wie beispielsweise die Angst vor Veränderungen, Unsicherheit über den neuen Standort oder die Auswirkungen auf ihre täglichen Arbeitsabläufe. Darüber hinaus könnte die Integration neuer Technologien oder Arbeitsweisen am neuen Standort eine Lernkurve erfordern, die nicht von allen Mitarbeitenden gleichermaßen bewältigt wird.

Setzen Sie auf Kommunikation und Transparenz

Eine offene und transparente Kommunikation über den Umzugsprozess ist entscheidend, um Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen und ihre Bedenken ernst zu nehmen. Halten Sie regelmäßige Informationsveranstaltungen ab, um den Mitarbeitenden Updates zum Umzugsprojekt zu geben und ihre Fragen zu beantworten.

Lassen Sie Mitarbeitende teilhaben

Ermutigen Sie Mitarbeitende dazu, aktiv am Umzugsprojekt teilzunehmen, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Feedback zu geben, Ideen einzubringen und an Entscheidungen teilzuhaben. Dies stärkt ihr Engagement und schafft ein Gefühl der Mitbestimmung.

Bereiten Sie die Belegschaft vor

Bieten Sie Mitarbeitenden Schulungen und Unterstützung an, um sie auf den Umzug vorzubereiten. Veranstalten Sie Umzugsworkshops für das richtige Packen und Etikettieren. Machen Sie Ihre Mitarbeitenden gegebenenfalls mit neuen Technologien oder Arbeitsabläufen vertraut. Dies kann Ängste abbauen und die Anpassung an den neuen Standort erleichtern.

Stark im Team

Fördern Sie den Teamgeist und die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden, um ein unterstützendes Umfeld zu schaffen, in dem sie sich gegenseitig während des Umzugsprozesses unterstützen können.